Il y a quelques mois, la mise à jour Baïkal a apporté à AtikTeam un tout nouvel outil de gestion de projets en ligne basé sur des durées de travail et des dépendances entre tâches.

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La gestion de projet est intégrée à la plateforme collaborative AtikTeam, et fournit une structuration par projet, des diagrammes de Gantt, de PERT, un calendrier et un plan de charge.

Avec cette méthode, le chef de projet structure son planning en phases et en tâches, dont il indique la durée en jours travaillés et qu’il confie nécessairement à ses collaborateurs pour attribuer les responsabilités. Le choix d’un responsable dans ce cas est indispensable car le moteur de calcul automatique se base sur les disponibilités de cette personne pour étaler les « N jours travaillés » prévus par le chef de projet.

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Création d’une action confiée à un collaborateur avec une durée en jours travaillés.

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Distribution automatique de l’action en fonction des disponibilités.

Quelques mois plus tard, des chefs de projets nous ont cependant fait part de difficultés à appliquer ce modèle précis dans certains projets collaboratifs et à planification large, sur lesquels il est parfois difficile d’identifier un responsable unique, et pour lesquels les durées des tâches sont prévues en temps de calendrier (par opposition au temps travaillé).

Nous avons donc élaboré avec eux une évolution du module de planning, pour aller vers plus de souplesse.

Assouplissement des règles de planification

Deux modifications majeures ont donc été introduites pour améliorer la modélisation des projets dans AtikTeam.

  • Premièrement, la durée de réalisation devient une quantité munie d’une unité ;
  • deuxièmement, il devient possible de planifier une action ou une phase sans pour autant attribuer un responsable.
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Le responsable de l’action n’est plus requis et la durée est munie d’une unité.

Les unités de durées

Lors du paramétrage de la durée d’une action, la quantité est un nombre entier positif (1,2,3…), et les unités proposées sont les suivantes :

  • jours : cette unité indique que la durée sera exprimée en jours de calendrier, indépendamment des disponibilités ou indisponibilités d’un collaborateur. Vous pouvez par exemple indiquer 45 jours.
  • semaines : indicateur de durée « calendrier » en semaines de 7 jours, par exemple 6 semaines soit 42 jours de calendrier.
  • mois : indicateur de durée « calendrier » en mois, par exemple 6 mois. Les mois sont pris en compte correctement, c’est à dire que la durée de chaque mois est déterminée, y compris dans le cas particulier de février en année bissextile.
  • jours travaillés : c’est le mode de fonctionnement le plus puissant mais également le plus exigeant en matière de planification. En effet, le moteur de calcul va étaler automatiquement cette durée en fonction des disponibilités du responsable. Ce dernier doit donc veiller à renseigner ses vacances. Par exemple, si Marc fait le pont du 1ier mai, il sera disponible 3 jours durant la première semaine de mai, au lieu de 5 jours en semaine normale. Une action de 5 jours travaillés, qui aurait donc tenu sur une semaine normale, sera automatiquement répartie sur 2 semaines (3 jours + 2 jours) par le moteur de calcul.
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Les vacances sont classées en 3 catégories. Les vacances globales concernent tous les projets, les vacances d’un projet lui sont propres, et les vacances d’un utilisateur ne concernent que ses responsabilités, mais interviennent dans tous ses projets.

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Les vacances apparaissent en gris sur le calendrier du projet.

Les actions sans responsable

Vous pouvez donc maintenant créer des actions sans attribuer de responsable particulier. Généralement, cela sera utile pour des planifications de longue durée, ou dans le cas d’une préparation amont d’un planning, avant distribution des rôles.

Les actions sans responsable peuvent avoir une durée calendrier ou une durée travaillée. Le cas de la durée calendrier est intuitif car le calcul du planning ne fait pas intervenir de vacances, donc l’absence de responsable n’a pas d’effet particulier. En revanche, le cas de la durée travaillée est particulier car en l’absence de responsable, le moteur de calcul utilisera le calendrier des jours travaillés dans le projet.

Essayer la planification AtikTeam

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